یک تکنیک ساده برای مدیریت زمان های کاری در هفته

 

در دنیای پر فراز و نشیب امروز، مشکلی که دائماً با آن دست و پنجه نرم می کنیم، زمان است. بدون داشتن یک برنامه زمان بندی دقیق و کامل، قطعا نمی توان به تمام کارهایمان رسیدگی نماییم. این مشکل زمانی تشدید می‌شود که رسانه‌های اجتماعی، علی‌ رغم همه فعالیت‌های وقت‌گیر، زمان زیادی را از ما می‌گیرند. من ۶۰، ۸۰ یا حتی ۱۰۰ ساعت در هفته کار می کردم. اجازه داده بودم کارم تمام زندگی ام را بگیرد. ساعات کاری زیادی که داشتم را افتخار می دانستم. دوست داشتم ساعات پرمشغله ام را برای دیگران توضیح دهم و به آنها بگویم که چقدر مشغولم. وقتی به گذشته نگاه می کنم می بینم که از کارم برای پر کردن خلاء درونم استفاده می کردم. برای من مهم نبود چند ساعت در روز کار می کردم. هیچ وقت فکر نمی کردم کافی باشد. من حتی برخی اوقات بدتر بودم و فکر می کردم کار بیشتری باید انجام دهم. تا اینکه بالاخره برایم کافی بود. حتی بیش از اندازه کافی بود. کار را کنار گذاشتم و با بررسی اولویت هایم زندگی ام را ارزیابی کردم. من نیاز داشتم که تغییر بزرگی در زندگی ام ایجاد کنم. باید راه بهتر و هوشمندانه تری برای کار پیدا می کردم تا بتوانم کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهم. من به تکنیک پومودورو نیاز داشتم. حال قصد داریم در مورد سیستم مدیریت زمان Pomodoro صحبت کنیم.

 

پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو یک تکنیک مدیریت زمان است که توسط فرانچسکو چیریلو در سال ۲۰۰۶ توسعه یافت. طبق این روش بهترین زمان برای کار ۲۵ دقیقه است که برابر با زمان لازم برای تهیه سس پومودورو است که یک سس گوجه فرنگی سنتی ایتالیایی است. . بعد از ۲۵ دقیقه کار فرد باید مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. در این تکنیک به هر فاصله ۲۵ دقیقه ای پومودورو می گویند و بعد از هر چهار پومودورو ۱۵ تا ۲۰ دقیقه استراحت طولانی تری وجود دارد.

چیریلو که به عنوان یک مبتکر و پیشگام در تکنیک های بهبود فرآیند شناخته می شود، این تکنیک را در اواخر دهه ۱۹۸۰ و پس از تحقیقات در مورد بهبود عادات مطالعه خود معرفی کرد. مفاهیم مورد استفاده در این روش مشابه تکنیک های زمان بندی و توسعه مکرر و روزافزون طراحی نرم افزار است. ایده اصلی این روش این است که استراحت های مکرر می تواند به چابکی ذهن کمک کند. استفاده از این سیستم مدیریت زمان بسیار ساده است و می تواند زندگی را تغییر دهد. تکنیک پومودورو را می توان به ۴ اصل زیر تقسیم کرد:

 

۱.  در جهت زمان حرکت کنید نه برعکس

نگرش بسیاری از ما در مورد ترسیم تصویری از خود، بسیار آرام است. تکنیک پومودورو به ما می گوید به جای مبارزه با زمان، با زمان همگام باشیم.

۲. مقابله با فرسودگی شغلی ناشی از کار

یک استراحت کوتاه و برنامه ریزی شده از کار، احساس دویدن روی شعله های آتش ناشی از فشار زیاد را از بین می برد. با این سیستم مدیریت زمان، فشار زیاد و خستگی مفرط تقریبا غیرممکن است.

۳. مدیریت عوامل حواس پرتی

پیام ها، تماس های تلفنی، شبکه های اجتماعی و مواردی از این دست ذهن را درگیر می کند. گاهی اوقات می توان عوامل حواس پرتی را از بین برد. تکنیک پومودورو به شما کمک می کند این فعالیت های ذهنی را ثبت کنید و بعد از کار آنها را اولویت بندی کنید.

۴. ایجاد تعادل بین کار و زندگی

بسیاری از مردم با احساس گناه به تعویق انداختن کار آشنا هستند. اگر روز شلوغی نداشته باشیم، نمی توانیم از زمان استراحت خود نهایت استفاده را ببریم. اگر از تکنیک پومودورو استفاده کنید، می توانید یک جدول زمانی کارآمد ایجاد کنید و با اولویت بندی درست، کارهای مهم خود را انجام دهید و از زمان آزاد خود نهایت استفاده را ببرید.

تکنیک پومودورو: ۲۵ دقیقه تمرکز

شاید از خود بپرسید که سیستم مدیریت زمان Pomodoro چگونه کار می کند؟ شما برای به کار بستن این تکنیک باید:

• فقط یک فعالیت را انتخاب کنید.
• تایمر را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
• روی فعالیت خود تمرکز کنید تا زمانی که تایمر به صدا درآید و سپس در هر جایی که در محل کار هستید علامت بگذارید.
• ۵ دقیقه استراحت کنید (اولین پومودورو انجام شد).
• مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار کنید و سپس ۱۵ دقیقه استراحت کنید.
• تکنیک توصیف شده ۲۵ دقیقه کار متمرکز روی یک فعالیت است. بدون انجام کار دیگری در همان زمان، بدون هیچ ایمیل، تماس تلفنی یا مرور سایبری. بنابراین بدون هیچ گونه حواس پرتی، روی انجام فعالیت به مدت ۲۵ دقیقه تمرکز کنید.

با چند ابزار مفید شروع کنید

تکنیک پومودورو نیاز به یک عادت و چندین راه و روش دارد که در ادامه به آنها اشاره می کنیم:

• برنامه تایمر یا تایمر آشپزخانه.
• حالت هواپیما (بهترین ویژگی برای تلفن های همراه)
• مکانی آرام برای کار و داشتن یک هدفون یا گوشی خوب
• کاغذ و نشانگر بعد از هر پومودورو
• ۵ دقیقه هر روز صبح برای انجام برنامه ریزی روزانه
• ۳۰ دقیقه در پایان هر هفته برای مرور هفته گذشته و برنامه ریزی برای هفته آینده

 

چگونه به ۷ ساعت کار روزانه رسیدم

وقتی تصمیم گرفتیم که تغییری ایجاد کنیم، به خودم قول می دهیم که هرگز در تعطیلات آخر هفته، تعطیلات و بعد از ساعت ۵ بعد از ظهر کار نخواهیم کرد. اما بعد از مدتی این تعهد را نادیده خواهید گرفت که خیلی هم درست است.

مثلا در تجربه یکی از افراد می خوانیم: روزهایی که نمی توانستم ۸ پومودورو را تا ساعت ۵ بعد از ظهر تمام کنم، بسیار مضطرب می شدم و احساس شکست می کردم. یکدفعه به خودم آمدم و دیدم محدود به ساعت کاری هستم. چرا باید چنین تعهدی به خودم بدهم در حالی که واقعاً می توانم کار کنم؟ شاید به دلیل طولانی بودن ساعات کار و عدم موفقیت در کارم بود که این تصمیم را گرفتم.

به جای ساعت های طولانی کار، به پروژه هایی روی آوردم که بیشتر از آنها لذت می بردم. همچنین تصمیم گرفتم در ساعاتی که اکثر مردم آن را ساعت کاری می دانند، فعالیت های غیر کاری مانند شرکت در اجرای موسیقی دخترم را انجام دهم. این تغییر به وضعیت روحی من کمک زیادی کرد.

تصمیم بعدی من برای استفاده از تکنیک پومودورو تغییر ساعت کاری از ۵ روز در هفته به ۷ روز در هفته بود که بسیار بهتر بود. بنابراین ساعاتی که باید ۴۰ پومودورو در هفته انجام دهم از ۴۰ به ۴۵ ساعت به ۱۶۸ ساعت در هفته افزایش یافت. از آنجایی که من فقط به ۱۶.۷ ساعت در هفته نیاز داشتم، یعنی فقط باید ۱۰ درصد از وقتم را صرف کار می کردم. چه تفاوت شگفت انگیزی!

خود را به چالش پومودورو دعوت کنید!

یکی از مزایای اصلی استفاده از تکنیک پومودورو افزایش انگیزه برای انجام کارها است. این تکنیک به شما کمک می کند تا با استراحت، دقت و تمرکز کافی تا حد امکان، زمان بیشتری را صرف کارهای مفید کنید. در این بین می توانید با تعریف چالش های شخصی برای خود این روند را بهبود ببخشید.

فکر می کنید هر روز چند پومودور ۲۵ دقیقه ای را می توانید تمام کنید؟ خب، در نگاه اول، این کار آسان به نظر می رسد، مخصوصا برای اکثر ما که به الگوی انجام بی وقفه کارها عادت داریم.

پیشنهاد می کنیم هدف چالش شخصی خود را با ۵ پومودورو شروع کنید. یعنی ۱۲۵ دقیقه مطالعه در روز! خوب، در نگاه اول، این رقم ممکن است کوچک به نظر برسد، اما اجازه دهید این روش برای شما مفید باشد.

در زیر می توانید ۸ پومودورو را در نظر بگیرید. رسیدن به این چالش به این معناست که شما قرار است هفته ای ۱۰۰۰ دقیقه به صورت متمرکز و منظم مطالعه کنید و در این مدت ۳۵۰ دقیقه استراحت کنید.

فقط به یاد داشته باشید که چالش های پومودورو ماهانه هستند. یعنی هر چالش برای یک دوره چهار هفته ای در نظر گرفته می شود. در پایان چهار هفته، اگر نسبتاً موفق باشید، می‌توانید خود را به چالش بزرگ‌تری دعوت کنید. اگر این چالش را با دیگران به اشتراک بگذارید و آنها را به انجام همین کار دعوت کنید قطعا جالب تر خواهد بود.

تمام کارها فقط در ۱۶.۷ ساعت در هفته؟ مگر ممکن است؟

کریس وینفیلد سخنگوی انگیزشی می نویسد: “حتماً الان می‌گویید:من ساعت کاری‌ام در طول دو روز بیشتر از این است، چطور می‌گویید این تمام زمانی است که در طول هفته برای کار نیاز دارم؟” بله، این همان چیزی است که من می‌گویم. قطعاً شما باز هم بیشتر از ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می‌کنید.

من ۳۵ تا ۴۰ ساعت در هفته کار می کنم، اما حداقل ۲۰ تا ۲۵ ساعت برای پاسخ دادن به تماس های تلفنی، قرار ملاقات، شبکه های اجتماعی و سایر فعالیت های کم تمرکز صرف می شود. اینها ممکن است مهم باشند، اما کار به حساب نمی آیند.

من دقیقاً همان ۱۶.۷ ساعت در هفته کار می کنم و ۵ برابر بیشتر از ۲۵ ساعت دیگر به آن متعهد هستم.

تا زمانی که به عنوان یک موجود اجتماعی در جامعه زندگی می کنیم، باید ۲۴ ساعت شبانه روز و ۷ روز هفته با دیگران تعامل داشته باشیم، بنابراین داشتن یک محیط کاری ایده آل غیرممکن خواهد بود. با این حال، به جای سخت کوشی، می توانید هوشمندانه تر کار کنید و سریعتر موفق شوید.

مشاوره روانشناسی انگیزشی: بر انرژی خود مسلط شوید

در دنیای من، ۸ کار مهم در ابتدای هر روز کاری وجود دارد. من همه این کارها را در اولویت قرار می دهم و مهمترین آنها را انجام می دهم و در انجام هر کدام از آنها اشتیاق کافی دارم، بنابراین تمام کارهای روزانه ام را در کمتر از ۳ ساعت بدون کوچکترین فاصله ای به پایان می برم.

عالی به نظر می رسد، درست است؟ البته من به عنوان انسانی که در این دنیا زندگی می کنم، احساساتی دارم که نمی توانم بر آنها غلبه کنم، گاهی اوقات خسته می شوم و حوصله انجام هیچ کاری را ندارم، هر چند می دانم انجام برخی چیزها واقعا لازم است. برای موفقیت در کارم با این موضوع مواجه شدم و سعی کردم با کنار آمدن با آنها کارم را انجام دهم.

سطح انرژی و رفتار من روی کار و عملکردم تأثیر می گذارد، بنابراین باید از موقعیتی که در آن قرار داشتم آگاه بودم و بر آن تسلط داشتم. قبلاً مقاله ای در مورد تسلط بر انرژی خود خواندم که این سؤالات را از خود می پرسید:

انرژی بدنی من: چقدر سالم هستم؟

انرژی عاطفی من: چقدر خوشحالم؟

انرژی ذهنی من: روی چقدر می توانم تمرکز کنم؟

انرژی معنوی من: چرا این کار را انجام می دهم؟ هدف من چیست؟

این سوالات عالی به من کمک کرد تا هنگام برنامه ریزی فعالیت هایم انرژی و صبر خود را در نظر بگیرم. من هیچ کاری نمی کردم چون مجبور بودم کاری انجام دهم.

وقتی شرایط بدنی خوبی نداشتم سعی می کردم کمی به خودم استراحت بدهم. وقتی خیلی خوشحال نبودم یا در وضعیت عاطفی خوبی بودم سعی می کردم کارهایی انجام دهم که خوشحالم کند. مثل گذراندن وقت با خانواده.

باید چیزی پیدا می کردم که احساس خوشحالی به من بدهد. این روش بسیار شادتر از انجام کاری بود که از آن لذت نمی بردم. به این ترتیب زمان بیشتری را صرف درمان خودم و گذراندن وقت با خانواده ام می کردم و از نظر جسمی، روحی و روانی در وضعیت خوبی قرار داشتم.

سخن پایانی

آیا هنوز می خواهید جلوتر بروید؟ قطعا ادامه این برنامه امکان پذیر است. با تکنیک پومودورو، کار و زندگی برای من تغییر کرده است. از همین امروز می توانید تکنیک پومودورو را شروع نمایید. ۲۵ دقیقه روی یک فعالیت تمرکز کنید و ۵ دقیقه استراحت کنید. با پومودورو شروع کنید و به سمت بالا بروید.