چگونه با تغییر چارچوب های کاری بهره وری را افزایش دهیم ؟

به هر طرف که می چرخیم، به نظر می رسد ساختار اداری سنتی با ساعت کاری ۸ تا ۱۷، لباس های رسمی و حقوق ماهیانه پیش روی قرار گرفته است. کیت لیستر، رئیس شرکت Global Workplace Analytics و شبکه تحقیقاتی دورکاری که روند کار از راه دور را دنبال کرده و به کسب‌ و کارها برای توسعه یک جایگزین برای کار تمام وقت مشورت می دهد، می‌گوید شرایط سخت اقتصادی باعث شده است که شرکت‌ها درباره فروش املاک و مستغلات اضافی خود فکر کنند. اما جهش در مشاغل بدون دفتر بیشتر به دلیل بهره‌ وری است تا صرفه‌جویی در هزینه  محیط های کاری. لیستر، با اشاره به شرکت‌های بزرگی که سیاست‌های طولانی مدت دورکاری دارند، می‌گوید: “مدیریت کارمندانی که در نزدیکی محل کار خود زندگی می کنند با کارمندانی که در یک کشور دیگر زندگی می کنند از طریق دورکاری ممکن است.” کارمندان AT&T 5 ساعت بیشتر در هفته نسبت به همکاران تمام وقت خود در خانه کار می کنند. این در حالی است که کارمندان دورکار JD Edwards تا ۲۵ درصد بهره ورتر از همتایان دفتری خود هستند. شبکه تحقیقاتی دورکاری دریافته است که یک شرکت معمولی می تواند سالانه ۱۰۰۰۰ دلار برای هر کارمند پس انداز کند اگر اجازه دهد که کارمندانش فقط نیمی از تایم کاری را دور کار شوند. این پس انداز ناشی از نیاز کمتر به فضای کاری، هزینه های بالاسری، غیبت از کار و بهره وری بالاتر است.

لیستر می گوید: “بیشتر مدیران دوست دارند که بتوانند به پشت سر کارمندان خود نگاه کنند تا مطمئن شوند که کارشان را انجام می دهند. اما مطالعات نشان داده است که کارمندان به طور متوسط ​​۵۵ تا ۶۰ درصد مواقع پشت میز کار خود نیستند. در عوض، آنها در حال سفر، ملاقات با مشتریان یا معاشرت با همکاران هستند.”

کارمندان انعطاف پذیری در برنامه کاری خود را به همراه توانایی ترکیب زندگی حرفه ای و شخصی خود ترجیح می دهند. هر چه آنها شادتر باشند، مولدتر و وفادارتر هستند. لیستر ادامه می دهد: «کار از راه دور به کسب‌وکارهای کوچک اجازه می‌دهد تا در عصر کمبود نیروی کار ماهر با جذب بهترین و باهوش‌ترین افراد با دادن گزینه‌های کار از راه دور با شرکت های بزرگتر رقابت کنند.”

 

اما این کار به این آسانی ها هم نیست و باید فرهنگ اعتماد و نتیجه گرایی وجود داشته باشد. هنگام تنظیم خط مشی دورکاری، باید نکات زیر را در نظر داشته باشید:

 

1. معیاری را ابداع کنید که به وسیله آن صرفه جویی در هزینه های مربوط به جابجایی کارمندان دور کار را اندازه گیری کنید.
2. به کارکنان توضیح دهید که چگونه کیفیت زندگی آنها بهبود می یابد، چگونه موفقیت آنها سنجیده می شود، شرکت چقدر پول پس انداز می کند و چه راه های جدیدی آنها را در ارتباط با شرکت نگه می دارد.
3. دورکاری پاره وقت را بررسی کنید. لیستر می گوید: “این یک موضوع صد درصدی نیست. یک کار پاره وقت امکان مدیریت آسانتر زندگی شخصی کارمند را در عین حفظ روابط اجتماعی در دفتر فراهم می کند.”
4. برای هر کارمند، اهداف قابل اندازه گیری برای ماه، سه ماهه و سال که نشانگرهای مبتنی بر نتایج دارد و همچنین اهدافی برای مهارت های نرم تر، مانند پاسخ به سوالات همکاران و مشتریان، تعیین کنید.
5. سعی نکنید مدل های اداری قدیمی را تکرار کنید. برنامه‌های جلسات منظم را کنار بگذارید و به جای آن بر جریان ارتباط روان‌تر و ثابت‌تری از طریق ایمیل، پیام‌های فوری و رسانه‌های اجتماعی تکیه کنید.
6. به طور مشابه، در بررسی سالانه تجدید نظر کنید. درعوض، بازخورد، تصحیح و تمجید را به تمرینی بی‌درنگ تبدیل کنید که رفتارها را مدام کنترل می‌کند. از زمانی که رو در رو ملاقات می کنید نهایت استفاده را ببرید.
7. روی فناوری های مناسب سرمایه گذاری کنید. بیش از قابلیت های کنفرانس از راه دور، کار از راه دور نیازمند دسترسی کارمندان به اسناد، پروژه ها و مخاطبین دارد.
8. بدانید که چه زمانی باید تلفن را بردارید یا سوار هواپیما شوید. لیستر می‌گوید: “شما کسی را از طریق اس ام اس اخراج نمی‌کنید. اعلامیه های مهم، نظم و انضباط و اخراج ها همچنان نیازمند ظرافت بین فردی هستند.”

 

 

مزایای دورکاری و بهره وری آن چیست؟

فرصت های شغلی دورکاری امروزه محبوبیت زیادی پیدا کرده است، زیرا این شیوه کار مزایای زیادی هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان دارد. در اینجا بارزترین مزایای دورکاری هم برای کارمندان و هم کارفرمایان آورده شده است.

 

بهره وری برای کارمندان

سبک زندگی انعطاف پذیر

رایج ترین دلیلی که مردم به دنبال دورکاری هستند، انعطاف پذیری سبک زندگی آنهاست. گاهی اوقات دورکارها مجبور می شوند ساعات کاری خود را با ساعات کاری عادی خود تنظیم کنند. در حالی که فریلنسرها می توانند در هر زمانی از شبانه روز که راحت باشند کار خود را انجام دهند. همچنین، برای والدینی که فرزندان خردسال دارند، آنهایی که شغل دوم دارند، و دانش آموزانی که تمرکزشان بر تحصیل است، دورکاری تعادل بیشتری بین کار و زندگی شخصی ایجاد می کند. در نتیجه زمان بیشتری برای تمرکز روی سایر کارهای مهم زندگی شخصی خود خواهند داشت.

سلامت جسمی و روانی بیشتر

کارکنان مشاغل دورکاری کمتر از همتایان شرکتی تمام وقت خود در معرض استرس هستند. این کارمندان نیز علاقه بیشتری به کار خود دارند. در واقع، این شیوه کار به افراد اجازه می دهد تا در محیط های راحت کار کنند و دچار هرج و مرج، اتلاف وقت و رفت و آمد صبح و عصر به محل کار نشوند. علاوه بر این، کار در خارج از محل کار، تغذیه کارکنان را بهبود می بخشد و به آنها اجازه می دهد بیشتر ورزش کنند. کارکنان شادتر و سالم‌تر در کار بهره‌وری بیشتری دارند و همچنین نسبت به شغل خود احساس تعهد بیشتری می‌کنند.

تجدید اشتیاق و علاقه به کار

اغلب، افراد دورکار انگیزه و تمرکز بیشتری برای کار خارج از محیط اداری خود دارند. در یک محیط خارج از شرکت، آنها می توانند حواس پرتی های محیطی را از بین ببرند و به دنبال مکانی آرام و به دور از شلوغی باشند. محیطی که بهره وری آنها را به حداکثر می رساند. توانایی کار در مکان های مورد نظر نیز حس خوبی را در کارکنان ایجاد می کند و آنها را تشویق می کند تا برای رسیدن به اهداف خود تلاش بیشتری کنند.

 

بهره وری برای کارفرمایان

بهره وری بالاتر

کارفرمایان به دلیل افزایش بهره وری کار از راه دور را ترجیح می دهند. به این ترتیب کارکنان تلاش می کنند تا کار خود را به نحو احسن انجام دهند و به نتایج بهتری دست یابند.

صرفه جویی در هزینه

کارفرمایانی که تیم های تمام وقت یا پاره وقت استخدام می کنند در هزینه هایی مانند مبلمان اداری، تجهیزات کار، اجاره و سایر لوازم اداری صرفه جویی می کنند.

افزایش اشتغال کارکنان

علاوه بر افزایش بهره وری و صرفه جویی در هزینه، امکان افزایش اشتغال دورکارها موجب نجات بسیاری از آنها خواهد شد. در نتیجه، هر چه کارمندان مدت بیشتری در سازمان بمانند، رابطه آنها با کل تیم قوی تر می شود و به شرکت وفادارتر می شوند. در نهایت، تیمی که به خوبی با هم کار می کند به رشد سریعتر شرکت کمک می کند.

 

معایب دورکاری چیست؟

دورکاری مانند موقعیت های مختلف کاری چالش های خاص خود را دارد. در ادامه رایج ترین معایب دورکاری را شرح می دهیم و نکات مفیدی برای رفع آنها ارائه می دهیم.

 

بهره وری برای کارمندان

انزوا

یکی از معایب کار در محیطی جدا از تیم، احساس تنهایی است. در واقع دور شدن از شلوغی کار و انجام تکالیف می تواند روز کاری فرد را یکنواخت و خسته کننده کند. برای حل این مشکل می توان از محیط هایی مانند کافی شاپ یا محیط های کاری مشترک نیز استفاده کرد. حضور در چنین اجتماعاتی به افراد احساس اجتماعی بیشتری می دهد.

کاهش انگیزه

دوری از دفتر کار مستلزم انگیزه درونی و خود محور است. زیرا کسی در این محیط وجود ندارد که بر شما و عملکرد شما نظارت داشته باشد. بنابراین، اگر فکر می کنید که به عنوان یک دورکار سرعت خود را کاهش داده اید، محیط جدیدی را امتحان کنید تا حواس پرتی خود را به حداقل برسانید.

 

عدم دسترسی فوری به تیم

از آنجایی که دورکاری برنامه‌ای انعطاف‌پذیر دارد، افرادی که باید با آنها ارتباط برقرار کنید ممکن است در زمان مورد نظر شما در دسترس نباشند. به عنوان مثال، ممکن است گاهی اوقات یک سوال مهم از همکار خود داشته باشید، اما در طول روز نتوانید با او به صورت آنلاین ارتباط برقرار کنید. معمولاً در چنین شرایطی، تماس با شخص ثالث می تواند مشکل را حل کند. زمان‌بندی کارها از قبل نیز می‌تواند به کاهش چنین نیازهای غیرمنتظره‌ای کمک کند.

 

بهره وری برای کارفرمایان

افزایش احتمال حواس پرتی در کارکنان

تمرکز کارمندان در محیط اداری رسمی نیز ممکن است کاهش یابد، اما بیشتر احتمال دارد که افرادی که از راه دور کار می کنند حواس پرتی را تجربه کنند. کار در خانه، بسته به زندگی شخصی کارمند، می تواند منجر به مشکلاتی مانند بچه دار شدن، گذراندن وقت اضافی با همسر، تفریح ​​با حیوانات خانگی یا تماشای تلویزیون و … شود.

بیزاری از جامعه

کار با هم به عنوان یک تیم و در یک فضای مشترک، روابط اجتماعی کارفرمایان را بهبود می بخشد و فرصتی برای ارتباط بیشتر با دیگران فراهم می کند. علاوه بر این، دورکاری طبیعتاً تمایل افراد به انزوا را افزایش می دهد و این ممکن است به تدریج منجر به طرد اجتماعی آنها شود. بسیاری از شرکت های دورکاری از راه حل هایی مانند کنفرانس آنلاین، چت آنلاین با همکاران و سایر ابزارهای مخابراتی برای حل این مشکلات و حفظ روابط اجتماعی افراد استفاده می کنند.

کاهش قابلیت اطمینان و مسئولیت پذیری

با کاهش نظارت بر عملکرد کارکنان، قابلیت اطمینان و مسئولیت پذیری آنها ممکن است به اندازه کار در یک محیط رسمی شرکت نباشد. برای حل این مشکل می توان از روش ارزیابی عملکرد هفتگی کارکنان استفاده کرد. در واقع به بهبود عملکرد آنها کمک می کند و آنها را تشویق می کند تا بیشتر کار کنند.

 

سخن پایانی

چه نویسنده باشید، چه تاجر یا راننده کامیون، یک چیز مسلم است: شغل و حرفه شما در طول زمان تغییر خواهد کرد. تکنولوژی، سلیقه مردم و عوامل مختلف دائما در حال تغییر هستند و شما باید بتوانید خود را با آن سازگار کنید. شاید یکی از عمیق‌ترین تأثیرات تغییر چارچوب های کاری

 این باشد که به شما کمک می‌کند تا خود را تطبیق دهید. ذهن شما روی ایده ها یا راه حل ها یا موقعیت های جدید متمرکز نخواهد شد، بنابراین بهتر می توانید واکنش نشان دهید و اقدام کنید.